Przy wyborze kasy fiskalnej przedsiębiorcy często zwracają uwagę przede wszystkim na cenę, wygląd urządzenia i sposób łączności. Tymczasem jednym z najważniejszych parametrów jest pojemność bazy towarowej, czyli liczba produktów i usług, które można zaprogramować w pamięci kasy.
Dla niewielkiego gabinetu, salonu kosmetycznego czy firmy usługowej wystarczy stosunkowo mała baza. Sklep detaliczny, punkt z szerokim asortymentem albo firma planująca szybki rozwój potrzebują już znacznie większego zapasu. Jak dobrać urządzenie, żeby nie przepłacić, ale jednocześnie nie ograniczyć możliwości firmy?
Czym jest baza towarowa w kasie fiskalnej?
Każdy produkt lub usługa sprzedawana za pomocą kasy fiskalnej powinna być odpowiednio zaprogramowana w jej bazie.
W praktyce pojedyncza pozycja może zawierać między innymi:
nazwę produktu lub usługi,
przypisaną stawkę VAT,
cenę,
kod lub numer pozycji,
dodatkowe ustawienia zależne od modelu urządzenia.
Im więcej różnych produktów i usług oferuje firma, tym większej bazy potrzebuje.
Nie należy jednak liczyć wyłącznie aktualnej liczby pozycji. Kasa fiskalna jest kupowana zwykle na kilka lat, dlatego warto uwzględnić również rozwój oferty.
Mała firma usługowa – duża baza często nie jest potrzebna
Najprostsza sytuacja występuje w firmach, które świadczą ograniczoną liczbę usług.
Przykładowo fryzjer może posiadać w ofercie:
strzyżenie damskie,
strzyżenie męskie,
koloryzację,
modelowanie,
zabiegi pielęgnacyjne.
Gabinet kosmetyczny może mieć kilkadziesiąt różnych zabiegów, a niewielka firma serwisowa kilkanaście lub kilkadziesiąt pozycji.
W takim przypadku zakup kasy mogącej obsługiwać ogromną bazę towarową nie daje dużych korzyści.
Znacznie ważniejsze mogą być prostota obsługi, wygodna klawiatura, niewielkie rozmiary oraz możliwość szybkiego wyboru najczęściej sprzedawanych usług.
Sklep potrzebuje większego zapasu
W handlu sytuacja wygląda inaczej.
Nawet niewielki sklep może posiadać kilkaset różnych produktów. Jeśli do tego dochodzą nowe warianty, sezonowa oferta i regularne zmiany asortymentu, liczba pozycji szybko rośnie.
Trzeba również pamiętać, że dwa podobne produkty mogą być odrębnymi pozycjami w bazie.
Inna pojemność opakowania, wariant produktu czy różna cena mogą wymagać osobnej pozycji.
Dlatego sklep mający obecnie 700 produktów nie powinien wybierać urządzenia oferującego bazę niewiele większą.
Bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie model zapewniający znaczący zapas na przyszłość.
Ile zapasu warto pozostawić?
Nie istnieje jedna uniwersalna wartość.
Przydatna jest jednak prosta zasada: kasa nie powinna być wykorzystana niemal do pełna już w momencie uruchomienia.
Jeżeli firma posiada obecnie około 100 produktów, a oferta jest stabilna, kilka razy większa baza może wystarczyć na wiele lat.
Jeśli jednak działalność szybko się rozwija i co miesiąc pojawiają się nowe produkty, warto wybrać urządzenie z dużo większym zapasem.
Przy planowaniu należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
ile pozycji mam obecnie?
ile nowych produktów pojawia się w ciągu roku?
czy oferta ma charakter sezonowy?
czy planuję rozszerzenie działalności?
czy w przyszłości pojawi się sprzedaż nowych kategorii?
czy poszczególne warianty produktów będą osobnymi pozycjami?
Dzięki temu można znacznie lepiej oszacować rzeczywiste potrzeby.
Nie tylko liczba produktów, ale także sposób ich obsługi
Duża baza towarowa to jedno. Drugą kwestią jest łatwość korzystania z niej.
Przy kilkunastu usługach pracownik może znać wszystkie najważniejsze pozycje i wybierać je z klawiatury.
Przy kilku tysiącach produktów takie rozwiązanie byłoby bardzo niewygodne.
W większym sklepie warto więc zwrócić uwagę na możliwość współpracy kasy z:
czytnikiem kodów kreskowych,
komputerem,
programem sprzedażowym,
systemem magazynowym,
wagą.
Dobrze dobrane urządzenie powinno nie tylko pomieścić całą bazę, ale także umożliwiać jej sprawną obsługę.
Kiedy czytnik kodów kreskowych staje się przydatny?
Jeżeli sklep posiada większą liczbę produktów, ręczne wyszukiwanie każdej pozycji może spowalniać sprzedaż.
Czytnik kodów kreskowych pozwala szybko zidentyfikować produkt i ograniczyć ryzyko wyboru niewłaściwej pozycji.
Jest to szczególnie przydatne w:
sklepach spożywczych,
drogeriach,
sklepach przemysłowych,
punktach z częściami i akcesoriami,
placówkach z szerokim asortymentem.
Przy dużej bazie produktów warto więc sprawdzić nie tylko jej pojemność, ale również dostępne złącza i możliwości współpracy z urządzeniami dodatkowymi.
Usługi też mogą szybko rozbudować bazę
Firma usługowa nie zawsze oznacza małą liczbę pozycji.
Przykładem może być warsztat samochodowy.
Oferta może obejmować osobno:
wymianę oleju,
wymianę filtrów,
diagnostykę,
naprawę układu hamulcowego,
serwis klimatyzacji,
wymianę opon,
dodatkowe czynności serwisowe.
Do tego może dochodzić sprzedaż części, materiałów i akcesoriów.
Podobna sytuacja występuje w salonach beauty, gabinetach medycznych czy firmach oferujących wiele wariantów usług.
Dlatego pojemność bazy należy oceniać na podstawie faktycznej oferty, a nie tylko rodzaju działalności.
Czy warto kupić kasę „na zapas”?
Tak, ale rozsądnie.
Kupowanie urządzenia o wielokrotnie większych możliwościach niż firma kiedykolwiek wykorzysta może być zbędnym wydatkiem.
Z drugiej strony zbyt mała baza może ograniczyć rozwój działalności.
Najlepiej wybrać model, który zapewnia komfortowy zapas na kilka kolejnych lat.
Szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorca planuje:
rozbudowę oferty,
otwarcie nowej kategorii produktowej,
zwiększenie sprzedaży,
zatrudnienie pracowników,
zmianę sposobu obsługi klientów.
Kasa powinna wspierać rozwój firmy, a nie stawać się jego ograniczeniem.
Baza towarowa a wygoda programowania
Im większa liczba pozycji, tym ważniejsza staje się możliwość wygodnego zarządzania bazą.
Przy kilkunastu usługach można wprowadzić dane ręcznie.
Przy kilkuset lub kilku tysiącach produktów takie rozwiązanie byłoby czasochłonne.
Dlatego warto sprawdzić, czy kasa umożliwia wygodne programowanie z komputera albo współpracę z systemem sprzedażowym.
Ma to znaczenie również później, gdy trzeba:
dodać nowe produkty,
zmienić ceny,
uporządkować nazwy,
zaktualizować ofertę.
Im większa baza, tym bardziej liczy się automatyzacja.
Duża baza nie oznacza, że kasa jest najlepsza
Pojemność pamięci to tylko jeden z parametrów.
Nie warto wybierać modelu wyłącznie dlatego, że obsługuje dziesiątki tysięcy produktów.
Równie ważne są:
ergonomia,
szybkość działania,
rodzaj klawiatury,
sposób komunikacji z internetem,
możliwość podłączenia urządzeń dodatkowych,
mobilność,
wydajność akumulatora,
jakość serwisu.
Mały punkt usługowy może być znacznie bardziej zadowolony z prostej i poręcznej kasy niż z dużego urządzenia zaprojektowanego do obsługi rozbudowanego sklepu.
Nie zapominaj o przyszłych zmianach cen i oferty
Baza produktów nie jest czymś, co programuje się tylko raz.
W każdej firmie pojawiają się zmiany.
Dochodzi nowa usługa, zmienia się cena, produkt znika z oferty albo pojawia się jego nowy wariant.
Dlatego obsługa bazy powinna być wygodna i szybka.
Jeżeli firma często aktualizuje ofertę, możliwość zarządzania kasą z poziomu komputera może być znacznie ważniejsza niż dodatkowe funkcje, z których nikt nie będzie korzystał.
Kiedy warto pomyśleć o bardziej rozbudowanym systemie?
Przy bardzo szerokiej ofercie sama kasa fiskalna może przestać być centralnym narzędziem sprzedaży.
Jeżeli firma obsługuje tysiące produktów, magazyn, promocje, kilku sprzedawców i wiele stanowisk, bardziej praktyczne może być wykorzystanie systemu POS lub programu sprzedażowego współpracującego z urządzeniem fiskalnym.
Wtedy baza produktów jest zarządzana w jednym miejscu, a stanowisko sprzedażowe staje się częścią większego systemu.
Nie każda firma tego potrzebuje, ale warto uwzględnić taki kierunek, jeśli działalność ma szybko rosnąć.
Jak dobrać kasę w praktyce?
Najlepiej zacząć od prostego zestawienia.
Policz aktualną liczbę produktów i usług. Dodaj realny zapas na rozwój. Następnie określ, czy sprzedaż odbywa się stacjonarnie, czy mobilnie i czy kasa będzie współpracowała z dodatkowym sprzętem.
Dopiero wtedy warto porównywać konkretne kasy fiskalne.
Przed zakupem dobrze również skonsultować swój sposób sprzedaży z firmą zajmującą się urządzeniami fiskalnymi. Kilka informacji o rodzaju działalności, liczbie produktów i planowanym rozwoju często wystarcza, aby zawęzić wybór do kilku odpowiednich modeli.
Dobra kasa powinna zostawić firmie miejsce na rozwój
Największym błędem jest wybór urządzenia wyłącznie na podstawie aktualnych potrzeb.
Jeśli firma posiada dziś 400 produktów, nie oznacza to, że za dwa lata liczba nie wzrośnie do 800 lub 1200.
Z drugiej strony przedsiębiorca oferujący dziesięć usług nie potrzebuje urządzenia przeznaczonego dla dużego supermarketu.
Najlepszym rozwiązaniem jest rozsądny zapas możliwości.
Kasa fiskalna powinna pomieścić obecną ofertę, umożliwiać jej wygodne rozszerzanie i współpracować ze sprzętem potrzebnym w codziennej sprzedaży.
Dopiero połączenie odpowiedniej pojemności bazy z ergonomią i funkcjonalnością daje urządzenie rzeczywiście dopasowane do firmy.
